FAQ

Hoe krijg ik de inloggegevens van ZET solutions?
U kunt zich aanmelden op www.vetcis.nl. Hierna krijgt u een contract van ZET solutions en één van uw PMS-leverancier waarmee u alles in gang zet. U heeft dan het nummer van de Kamer van Koophandel nodig en de UDN's van de dierenartsen op uw praktijk. Daarna krijgt elke deelnemende dierenarts zijn inloggegevens via de mail. Alle deelnemende dierenartsen krijgen ook een OTP-responder naar het privéadres gestuurd. Na ondertekening van beide contracten, krijgt de dierenarts toegang tot VetCIS.

Wat wordt er bedoeld met Z-login?
Hiermee wordt de persoonlijke combinatie bedoeld van gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kunnen toegangen tot online diensten worden gekoppeld, zoals VetCIS of DAP-contact.

Wat is een OTP-responder?
Dit is het unieke persoonlijke identificatiemiddel dat met de koppeling aan een persoonlijke Z-login een betrouwbare identiteitscontrole oplevert. Dit systeem is ook bekend van het elektronisch bankieren.

Hoe kom ik aan een Uniek Dierenarts Nummer (UDN)?
Nadat u zich eerst aanmeldt bij het Veterinair Administratiekantoor (VAK) (www.veterinairekwaliteit.nl) en daarna registreert bij het register voor dierenartsen (ZET solutions), krijgt u van ZET solutions een UDN.

Moet ik elke dag met de OTP-responder mijn logboekgegevens doorsturen naar VetCIS?
Afhankelijk van uw PMS dient u dit via de portal te doen of direct bij het invoeren van uw voorschrijf- en aflevergegevens. Wanneer u via de portal werkt, heeft het de voorkeur dat u minimaal eenmaal per dag een elektronische handtekening zet onder de leveringen.

Kan het elektronisch ondertekenen met de OTP-responder niet uitbesteed worden aan een assistente?
Het voorschrijven en afgeven van diergeneesmiddelen blijft de verantwoordelijkheid van de dierenarts. De dierenarts kan alleen met de OTP-responder ondertekenen.

Waarom moet ik werken met die OTP-responder? Ik zet nu ook niet altijd een handtekening op een logboek.
Deze OTP-responder verzekert dat alle voorschrijf- en aflevergegevens afkomstig zijn van de dierenarts. Deze borging is nodig om er zeker van te zijn dat de gegevens betrouwbaar en herleidbaar zijn. In de toekomst biedt deze ondertekening nog meer voordelen.

Moet ik de dieraantallen vermelden bij elke afgifte van een diergeneesmiddel?
Ja, bij elke levering van een diergeneesmiddel worden dieraantallen van het betreffende bedrijf geregistreerd. Het advies is om vast de dieraantallen bij de patiënt-/bedrijfsgegevens in te vullen.

Moet ik alle medicijnen die ik afgeef aan VetCIS melden?
Ja, omdat de IKB-organisaties/productschappen u verplichten dat alle diergeneesmiddelen die worden voorgeschreven, centraal worden geregistreerd.

Is het mogelijk dat bepaalde logboeken wel en andere niet worden doorgestuurd naar VetCIS?
Nee, dat is niet mogelijk. Per aangemelde dierenarts worden alle afgeleverde diergeneesmiddelen doorgegeven aan VetCIS.

Hoe ga ik dan om met diergeneesmiddelen die ik uit de auto verstrek of die bij een nevenvestiging worden afgegeven?
Voor beide gevallen geldt ook de logboekverplichting. Bij elk diergeneesmiddel dat u toedient of afgeeft, dient een logboek te worden afgegeven. Wanneer u logboekgegevens handmatig registreert op een visiteformulier, dient u dit ook in te voeren in uw PMS.

Hoe kan ik controleren of mijn logboekgegevens juist zijn doorgegeven aan VetCIS?
Met de inloggegevens van ZET solutions kunt u op https://portal.vetcis.nl onder menu item 'afleveringen' controleren of de gegevens zoals die in VetCIS staan, juist zijn. Als u akkoord bent, stuurt u met het zetten van uw elektronische handtekening de gegevens naar VetCIS.

Hoe kan ik foutmeldingen voorkomen?
Uit de eerste evaluatie blijkt dat veel dierenartspraktijken een vervuilde administratie hebben. Belangrijke informatie staat ingevuld op de verkeerde velden. Dat is de reden dat veel praktijken eerst hun eigen systeem dienen op te schonen, voordat ze kunnen koppelen met het VetCIS. De velden die vaak foute informatie bevatten, zijn de velden met het Reg NL-nummer, aflevereenheid en het afleveraantal.

Hoe moet ik vermelden dat een diergeneesmiddel voor vleesvarkens, gespeende biggen of voor zeugen is voorgeschreven?
Het is voldoende om een logboek voor Zeugen (incl. gespeende biggen) en voor Vleesvarkens aan te maken. Verdere uitsplitsing is op dit moment nog niet nodig.

Hoe vermeld ik dat een diergeneesmiddel voor fokkalveren of melkvee is voorgeschreven?
Nadat u in uw PMS-systeem de keuze voor melkvee of vleesvee hebt gemaakt, dient u bij melkvee te kiezen uit vier subcategorieën: kalveren tot 56 dagen oud, kalveren van 56 dagen tot 1 jaar oud, jongvee van 1 tot 2 jaar oud en melkvee ouder dan 2 jaar.

Hoe vermeld ik een voorschrift van een diergeneesmiddel voor de andere diersoorten?
Voor vleeskalveren is een uitsplitsing nodig voor rosé- en witvlees. Voor pluimvee is een verdere onderverdeling ook van belang: vleeskuikens, opfokleg, vleeskuikenouderdier, etc. Voor geiten, schapen, paarden en gezelschapsdieren is geen verdere uitsplitsing nodig.

Kunnen veehouders ook inloggen in VetCIS?
Nee, dat is niet mogelijk. Wel stuurt het VetCIS de gegevens door naar de IKB-organisaties en productschappen. Daar kunnen de veehouders hun geregistreerde medicijngebruik inzien.

Wanneer kan Corilus in hun contract eisen dat ik cursussen moet volgen op eigen kosten?
Corilus kan aansturen op het volgen van een cursus wanneer blijkt dat uw praktijk en medewerkers onvoldoende zijn voorbereid op een koppeling met VetCIS. Corilus zal u helpen bij het implementeren van VetCIS op uw praktijk. Als blijkt dat een praktijk buitengewoon veel hulp nodig heeft, kan het volgen van een cursus worden geëist.

Hoe weet ik of ik mijn PMS kan koppelen aan het VetCIS?
Het advies is, voor uw dierenartspraktijk wordt aangemeld voor het VetCIS, dat u zich laat informeren door uw PMS leverancier of uw PMS kan worden gekoppeld. Vaak staat op de website van uw PMS leverancier meer informatie, zoals bv de technische eisen, over de koppeling met het VetCIS.

DE 5 VOORDELEN